Voor een feestje buiten de deur heb je een locatie nodig, een beetje leuke aankleding en hapjes en drankjes. Bij een internationaal evenement met prominente gasten in een monumentale kerk in Amsterdam komt iets meer kijken. We werpen een blik achter de schermen bij het diner ter gelegenheid van de uitreiking van de Erasmusprijs op 14 november 2012. Locatie: de Posthoornkerk in Amsterdam. Partycateraar: Hofleverancier Leenders Party & Catering Services in De Kwakel.
“Morgenmiddag om half drie worden onze vrachtauto’s gelost bij de Posthoornkerk in de Haarlemmerstraat,” zegt Ad Bocxe, eigenaar van Leenders. “Dat moet snel, want anders houden we het verkeer op. Op de locatie is alleen water en stroom. Er is geen keuken, dus we nemen alles mee: warmtelampen, warmtekarren, inductieplaten, ovens, koelkasten, thermokarren, koksmessen, snijplanken. We bouwen eigenlijk een compleet restaurant na. Dus ook tafels, stoelen, menukaarten, bestek, servies, moltons, tafellakens, servetten, glazen, kandelaars. Alles, tot peper en zout aan toe. En natuurlijk al het eten en de dranken.”
Plakjes sashimi
Ondertussen wordt in de keuken van Leenders in De Kwakel het eten bereid voor het diner de volgende avond. Op de locatie zelf is straks nog maar een minimum aan handelingen nodig. Chef Alain Douls ontdoet 180 gamba’s van overtollig ijs en rangschikt ze op trays voor in de oven. Zeven kilo Albacore tonijn wacht in de koelkast om te worden verwerkt tot mooie plakjes sashimi. Kok Chris Bocxe staat courgette voor een lasagne te grillen. Plak voor plak, met wat olijfolie en zout, in een mooi geruit grillpatroon.
Een partij als deze vereist een strakke organisatie, maar Ad raakt er niet van in de stress. “Het is ons werk, we doen dit al zó lang! We hebben goede checklists en ik kan blind op het team vertrouwen. Natuurlijk zijn er hectische momenten en geeft de ene partij meer spanning dan de andere. Het moet namelijk wel altijd perfect zijn. Dit is een diner voor zestig gasten op locatie, maar vorige week kookte ik bij mensen thuis, voor zes mensen. Zo’n partij krijgt ook de volle aandacht en ook daar gaat een wagen vol spullen heen.”
Proeverij
Voordat de zestig gasten in de Posthoornkerk hun tanden in de amuses zetten, is er een heel traject van voorbereidingen afgewerkt. Maanden geleden al vroeg de Erasmusstichting aan Leenders om een geschikte locatie te zoeken, passend bij het karakter van de avond. Uit drie suggesties werd de neogotische Posthoornkerk gekozen. Vervolgens stelde Ad drie menu’s met bijbehorende wijnen samen. Ad: “Dan komt het leukste deel van alles, de proeverij. De opdrachtgevers worden uitgenodigd om alle drie menu’s en alle geselecteerde wijnen door te proeven. Dat zijn gezellige avonden, heel opbouwend. We schrappen, wijzigen, voegen toe en uiteindelijk hebben we een menu waar iedereen achter staat.”
Receptie voor 1000 mensen
“Dan sturen we een tweede offerte en gaan we vast medewerkers inplannen uit onze vaste poule. Daarna zijn we vaker op de locatie om de details ter plekke te regelen: waar is de ontvangst, gebruiken we ronde, lange of ovale tafels, welke lopers zijn nodig, wat doen we met verlichting, komen er fakkels buiten, wat is er nodig aan techniek, schermen en microfoons, wat doen we met bloemen et cetera. Het contact wordt steeds intensiever. We bereiden ons magazijn voor en huren eventueel spullen in. Voor een diner tot driehonderd personen en een receptie tot duizend personen hebben we alles zelf in huis.”
Koninklijk Huis
Het is dit jaar de vierde keer dat Leenders het Erasmusprijsdiner verzorgd. De voorgaande jaren waren er leden van het Koninklijk Huis bij aanwezig. Dat vergt extra aandacht voor de logistiek en de veiligheid. Zo dient er voor het Koninklijk Huis altijd een aparte entree te zijn en een apart toilet. Dit jaar ontbreken de royals bij het diner en het aanvankelijk opgegeven aantal gasten werd iets naar beneden bijgesteld. Ad: “Vijf dagen van tevoren moeten wij de correcte aantallen hebben. De posters met de tafelschikking worden pas op de ochtend van het diner gedrukt door onze vaste drukker, Cocu in Aalsmeer. Een haastklus, maar ook zij zijn daarop ingesteld.”
Na het diner in de Posthoornkerk is er voor het team van Leenders geen tijd om op de lauweren te rusten. Er wachten weer nieuwe klussen, grote en kleine. Ad: “Een grote partij is er over twee weken, het Dividend Concert in het Concertgebouw. Daar verzorgen wij het buffet, voor duizend gasten. Dan heb je het over ruim vijfhonderd kilo eten”.
Leenders Business &Party Catering
Leenders Business & Party Centrum
Drechtdijk 9 – 15
1424 RA DE KWAKEL
W www.leenders.com
E info@leenders.com